Komandējums vai darba brauciens?

Gan ar komandējumu, gan ar darba braucienu saistīto izdevumu atlīdzināšanu regulē Ministru kabineta 2010. gada 12. oktobra noteikumi Nr. 969 «Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi», kas stājās spēkā 2010. gada 27. oktobrī un pēdējos 12 gados grozīti (precizēti) tikai septiņas reizes (turpāk — MK noteikumi). Salīdzinot ar iepriekšējiem MK noteikumiem, ne visai veiksmīgi ir mēģināts atsevišķi sniegt informāciju par izdevumu segšanu, kas saistīti ar komandējumiem, un atsevišķi — ar darba braucieniem. Tomēr tiklīdz nebūs šo divu tēmu viennozīmīgas un skaidras sadalīšanas, pastāvēs risks, ka lietotājs jauks piemērojamās normas ar visām no tā izrietošajām (nepatīkamajām) sekām. 

1 Atsaucoties uz MK noteikumu tekstu, tiks minēts šo noteikumu numurs, jo tas atvieglos darbu ar noteikumiem, kad tos kārtējo reizi precizēs, vai arī vēlākajos periodos. 

Lai nepieļautu kļūdas un varētu prasmīgi uztvert dažādu speciālistu minēto noteikumu interpretācijas, vispirms jāpievērš uzmanība MK noteikumu terminoloģijai¹. Turklāt to veiksim atsevišķi komandējumiem un atsevišķi — darba braucieniem. Pēc tam būtu lietderīgi salīdzināt, kādas ir kopīgās pazīmes un kādas — atšķirīgās.

Kas ir komandējums?

Ja uzņēmumam (institūcijai) saimnieciskās darbības mērķu sasniegšanai vai uzdevumu veikšanai, kas paredzēti statūtos (nolikumā), ir nepieciešams nosūtīt kādu personu uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijā vai ārvalstī, pirmā prasība ir — vadītāja vai viņa pilnvarotas personas apstiprināts rakstisks rīkojums.

Elektronisko dokumentu likuma 3. panta otrā daļa noteic, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Līdz ar to institūcijas vadītājam vai viņa pilnvarotai personai rīkojums ir jāparaksta pašrocīgi vai ar drošu elektronisko parakstu (2.¹ punkts).

Rīkojumā (sk. piemēru) jāiekļauj maksimāla informācija par komandējumā nosūtāmo personu (–ām), par nosūtījuma vietu (–ām), mērķi (uzdevumu), termiņu, nosacījumiem, atļaujām (aizliegumiem) u.c.

Komandējumā parasti tiek sūtīti institūcijas darbinieki. Noteikumu 2. punktā uzskaitītas vairākas nodarbināto kategorijas (ierēdņi, valsts drošības iestādes amatpersonas, karavīri), tomēr noteikumu turpmākā tekstā tie visi ir minēti kā darbinieki. 

Starp visām nosūtāmajām personām īpašu uzmanību jāpievērš pēdējai (arī darbinieku) kategorijai: komandējuma var un drīkst nosūtīt citu fizisku personu, kura nav darba attiecībās ar institūciju, kas sūta to komandējumā. 

Tas nozīmē, ka komandējuma mērķa, kurš paredzēts attiecīgās institūcijas statūtos, sasniegšanai uz īsu periodu ir nepieciešams kāds konkrēts speciālists, kas palīdzēs veikt nepieciešamās darbības. Ar šādu svešu personu nav jāslēdz darba līgums, bet drīkst apmaksāt izdevumus, kas saistīti ar komandējumu (dienas nauda, naktsmītne, ceļa izdevumi). Par šādām personām visbiežāk tiek pieaicināti tulki, juristi, konkrēti speciālisti — lietpratēji u.tml.).

«Citu personu» pieaicināšanai pastāv arī ierobežojums: šī (svešā) persona komandējuma laikā darbu nepilda savas saimnieciskās darbības ietvaros. Pretējā gadījumā minētā persona būtu izrakstījusi pasūtītājam rēķinu par pakalpojumu, un tas būtu šīs personas ienākums un pasūtītāja saimnieciskās darbības izdevums, kam nav sakara ar apskatāmajiem MK noteikumiem.

Vai, norēķinoties ar pieaicināto personu, pietiek tikai ar komandējuma izdevumu segšanu? Domāju, ka nē. Sakarā ar to sedzamie izdevumi komandējuma laikā (kas nepārsniedz MK noteikumu normas), tiek uzskatīti par kompensējošiem. Konkrēta darba veikšanu būtu jāapmaksā, noslēdzot vismaz uzņēmuma līgumu (autores viedoklis).

Darbinieks var būt komandēts uz citu apdzīvotu vietu:

• pildīt darbu vai veikt uzdevumu Latvijā vai ārvalstīs;
• ārvalstī vai ārvalstīs, ja darbinieka pastāvīgā darbavieta ir ārvalstī;
• arī no ārvalstīm uz Latvijas Republiku, (ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstīs).

NB! Atceramies komandējuma būtisko pazīmi: komandētā persona ir nosūtāma komandējumā, nevis institūcijas uzaicināta kaut vai veikt kādus pienākumus, kas saistīti ar šīs institūcija saimniecisko darbību (piemēram, valdes locekļa ielūgums apspriest (apstiprināt) institūcijas darbību).

Atskaite par komandējumu

Neskatoties uz to, ka noteikumos nav minēta prasība par atskaites par komandējuma gaitu noformēšanu un iesniegšanu, uzskatu, ka tā ir nepieciešama. 

Komandējumā nosūtītā persona nav grāmatvedis, un tai nav pienākuma perfekti zināt normatīvo aktu prasības, tomēr savstarpējās saprašanās labad nebūs lieki iepazīstināt komandēto personu ar MK noteikumiem Nr. 969 un MK 2021. gada 21. decembra noteikumiem Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi». Vismaz jābrīdina par attaisnojuma dokumentu nepieciešamību un dažādu izdevumu neatlīdzināšanu (daļējo atlīdzināšanu), ja tie nebūs iesniegti. Turklāt jānosaka atskaites par komandējumu un norēķinu iesniegšanas termiņiem saskaņā ar Darba likuma 78. panta prasībām, lai laikus neatmaksātais komandējuma avanss nepārvēršas par darbinieka apliekamo ienākumu.

Nākamais arguments: MK noteikumos vairākās vietās tiek prasīts vadītāja akcepts dažādu (arī neparedzētu) izmaksu segšanai. Bez atskaites vai bez darbinieka iesnieguma par izdevumu kompensēšanu vadītājam nav iespējams paziņot grāmatvedim par atļauju veikt apmaksu.

Vēl viens arguments. Ja komandējums bija saistīts ar vairāku valsts apmeklējumu, nav izslēgts, ka rīkojumā paredzamie datumi var atšķirties no faktiskajiem. Savukārt dienas nauda (arī naktsmītnes maksas norma) komandētajai personai ir atkarīga no tās valsts, kurā tā bijusi konkrētajā dienā.

MK noteikumi atļauj apmaksāt ceļa izdevumus, ja komandētā persona dodas komandējumā pirms rīkojumā minētā datuma vai atgriežas no komandējuma pēc rīkojumā noteiktā datuma, ja tas ir ekonomiski pamatoti un izdevumi nav lielāki par pārbraukšanas izdevumiem no dzīvesvietas līdz komandējuma vietai (8.2.1. p., 9. p.).

Citi izdevumi 

Ja darbiniekam komandējuma laikā radās izdevumi, kas nav minēti MK noteikumos kā kompensējamie, tos drīkst atlīdzināt tikai tai personai, kura institūcijā, kas nosūtīja šo personu komandējumā, ir algas nodokļa maksātāja. Turklāt šie izdevumi tiek atlīdzināti atbilstoši darbinieka iesniegtajiem attaisnojuma dokumentiem ar nosacījumu, ka ir pievienoti paskaidrojumi, ka darbinieka izdevumi ir darba devēja labā, un šo faktu akceptē vadītājs. Ja attaisnojuma dokumenti ir svešvalodā — nepieciešams personas paskaidrojums.

Ja izdevumi ir svešā valūtā

Grozījumu MK noteikumos, kas veikti 2013. gadā, faktiski atviegloja grāmatvežu darbu gadījumos, kad komandētie darbinieki iesniedza atskaites par izdevumiem, kas veikti ārvalstīs, proti, citā valūtā. Grozījumu «nopelns» saistīts ar to, ka pārrēķinot svešo valūtu eiro, bija atļauts izmantot ārvalstu valūtas kursu dienā, kad darbinieks veic norēķinus ar institūciju par komandējuma izdevumiem. Izņēmums varētu būt situācijā, kad avansā saņemtā valūta ārvalstīs apmainīta pret attiecīgās valsts valūtu. Tad grāmatvedim jāizmanto kurss, kas norādīts valūtas maiņas attaisnojuma dokumentā (protams, ja darbinieks tādu iesniegs).

Ja darbiniekam bija izsniegts avanss, tad, saņemot atskaiti par iztērētajiem līdzekļiem (citā valūtā), grāmatvedim jānosaka kompensējamā summa. Proti, visi izdevumi vispirms jāprecizē saskaņā ar noteiktajām normām (1. pielikums), pēc tam šo summu jāpārrēķina eiro izteiksmē un jāsalīdzina ar iepriekš saņemto avansu.

Tādējādi tiek noteikta starpība, kuru jāsedz darbiniekam vai institūcijai (kurš kuram ir parādā). Tādējādi attaisnojuma dokumentos uzrādītie datumi (kuros varētu būt dažādi valūtas kursi) vairs nespēlē lomu, nosakot izdevumu kopējo summu.

Ilgstošs komandējums 

Grozījumi Darba likumā (t.sk. 53. pantā), kas stājās spēkā 2022. gada 1. augustā, skāra gadījumus, kad komandējums ir ilgāks par četrām nepārtrauktām nedēļām.

Minētā panta iepriekšējā redakcijā bija noteikta tikai norma par darba algas saglabāšanu: darbiniekam, kas nosūtīts komandējumā (..), tā laikā saglabājas darba vieta (amats) un darba samaksa. Ja darbiniekam ir noteikta akorda alga, viņam izmaksā vidējo izpeļņu.

Pašreizējā redakcijā noteikts darba devēja, kas nosūta darbinieku komandējumā (..) uz citu valsti, pienākums laikus pirms nosūtīšanas rakstveidā informēt darbinieku par:

1. valsti vai valstīm, kurās paredzēts veikt darbu, un paredzamo darba veikšanas ilgumu;
2. valūtu, kādā izmaksās darba samaksu;
3. naudas pabalstiem vai pabalstiem natūrā saistībā ar darba uzdevumiem, ja tādi tiek nodrošināti;
4. repatriācijas iespēju un tās kārtību, ja tā tiek nodrošināta.

Uzskatu, ka svarīgākais šajā papildinājumā ir tieši informācija, kas tiek prasīta ceturtajā punktā. Repatriācijas izdevumi parasti ir ļoti dārgi, tādēļ to savlaicīga apdrošināšana ir vitāli nepieciešama. Turklāt pantā minēts darba devēja pienākums rakstveidā paziņot darbiniekam par jebkurām izmaiņām iepriekš minētajā informācijā pirms to spēkā stāšanās dienas, bet ne vēlāk kā dienā, kad izmaiņas stājas spēkā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada aprīļa (496.) numurā.