Kas ir iekšējās kontroles sistēma, un kāpēc tā ir nepieciešama

Kas ir iekšējā kontrole?

• mērķu sasniegšanu, 
• efektīvu darbību, 
• aktīvu aizsardzību, 
• pārskatu ticamību, 
• darbības atbilstību tiesību aktiem. 

• Efektīva, lietderīga un ekonomiska iestādes darbība. 
• Darbība sabiedrības interesēs. 
• Labas pārvaldības nodrošināšana. 
• Iespējamo korupcijas un interešu konflikta izveidošanās risku novēršana. 
• Mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana. 
• Pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana. 
• Nepieciešamo uzlabojumu veikšana. 
• Savlaicīgas, ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana. 
• Aizsardzība pret informācijas neatļautu izpaušanu. 
• Darbība atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei. 

• nodrošināts sakārtots, ētiskām normām atbilstošs, ekonomisks, produktīvs un efektīvs darba process; 
• nodrošināta darbības atbilstība spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem; 
• garantēta resursu aizsardzība pret zaudējumiem, ļaunprātīgu izmantošanu un kaitējumu. 

Ko sekmē efektīva iekšējās kontroles sistēma

• ievēro likumus un noteikumus; 
• veicot sakārtotu, ekonomisku, efektīvu un produktīvu darbību, sasniedz plānotos rezultātus;
• nodrošina resursu aizsardzību pret krāpšanos, izšķērdēšanu, ļaunprātīgu izmantošanu un nesaimniecisku rīcību;
• nodrošina kvalitatīvus produktus un pakalpojumus, kas atbilst organizācijas misijai; 
• attīsta un uztur ticamu finanšu un vadības informāciju. 

Iekšējās kontroles sistēma — normatīvais regulējums

Iekšējās kontroles sistēma — citi metodiski materiāli

Vienots process

Fakti par iekšējās kontroles sistēmu

• Iekšējā kontrole sākas ar spēcīgu iekšējās kontroles vidi. 
• Iekšējie auditori ir svarīga iekšējās kontroles sistēmas sastāvdaļa, tomēr darbības vadītājs ir kontroles īpašnieks. 
• Iekšējā kontrole ir saistīta ar visiem organizācijas līmeņiem, procesiem un darbībām. 
• Iekšējās kontroles rosina veikt pareizās lietas īstajā laikā, tādēļ tās ir izmaksu efektīvas. 
• Iekšējās kontroles tiek integrētas organizācijas procesos, nevis tiek veidotas kā papildu process. 

Iekšējās kontroles sistēma — organizatoriskais ietvars

• iestādes pārvaldība, 
• mērķu definēšana, 
• pienākumu un atbildības deleģēšana. 

• mērķu sasniegšana, 
• uzdevumu izpildes uzraudzība. 

• savlaicīga un kvalitatīva darbu izpilde. 

Iekšējās kontroles sistēma — COSO modelis

Integrētās iekšējās kontroles sistēmas trīs dimensijas 

Mērķu sasniegšanas kategorijas

 

Kontroles elementi 

• darbības, 
• ziņošana, 
• atbilstība. 

• kontroles vide, 
• darba izpilde un risku vadība,
• informācija un komunikācija, 
• kontroles pasākumi,
• uzraudzība. 

Kontroles vide

• Vadības un personāla personīgais un profesionālais godīgums, kā arī ētiskās vērtības un vadības priekšzīme (t.i., vadības filozofija un darba stils). 
• Augstākā līmeņa vadība ir neatkarīga no vadības un nepārtraukti pārrauga iekšējo kontroļu attīstību un sniegumu. 
• Organizatoriskās struktūras, ziņošanas biežuma, atbildīgo noteikšana saskaņā ar organizācijas mērķiem. 
• Cilvēkresursu stratēģija (piesaistīšana, attīstīšana, saglabāšana) un prakse saskaņā ar organizācijas mērķiem. 
• Tiek prasīta atbildība no organizācijas atbildīgajām personām par iekšējām kontrolēm. 

Risku novērtējums

• Riska identificēšana un sasaistīšana ar organizācijas mērķiem. 
• Riska novērtējums un risku vadības noteikšana. 
• Pastāvošo krāpšanas iespēju identificēšana risku noteikšanas un novērtēšanas procesā. 
• Iespējamo izmaiņu, kas var ietekmēt iekšējās kontroles sistēmu, identificēšana un novērtēšana. 

Informācija un saziņa

• Svarīgas, kvalitatīvas informācijas nodrošināšana iekšējo kontroļu atbalstam. 
• Iekšējās komunikācijas nodrošināšana iekšējās kontroles sistēmas atbalstam. 
• Ārējā komunikācija par iekšējo kontroļu funkcionēšanai svarīgām jomām. 

Kontroles pasākumi

• Izvēlēties un attīstīt kontroles darbības, lai mazinātu riskus mērķu sasniegšanai. 
• Izvēlēties un attīstīt IT kontroles darbības mērķu sasniegšanai. 
• Iestrādāt kontroļu darbības organizācijas normatīvos un procedūrās. 

Uzraudzība

• Izvēlēties, izveidot un izpildīt patstāvīgu/atsevišķu novērtēšanu. 
• Novērtēt un laikus ziņot atbildīgajām personām par konstatētajām nepilnībām un veikt nepieciešamās darbības. 

Iekšējās kontroles sistēma — elementi darbības plānošanā

• Noteikts iestādes mērķis un vērtības. 
• Apstiprināti institūcijas vadības dokumenti. 
• Noteikti sasniedzamie darbības rezultāti. 
• Darbiniekiem noteikti mērķi un uzdevumi atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem. 

Kontroles vides izveidošana

• struktūra,
• disciplīna,
• mikroklimats, 
• noteikta iestādes mērķiem un darbībai atbilstoša iestādes struktūra, 
• apstiprināti nolikumi un darbinieku amatu apraksti, 
• iestādes iekšējos n/a noteikta loģiska, viegli pārskatāma un kontrolējama rīcības un atbildības deleģēšana, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti, 
• apstiprināta un ieviesta personāla vadības politika, 
• apstiprināti iekšējās kārtības noteikumi, 
• apstiprinātas iestādes ētikas prasības, kas ir saistošas iestādes vadībai un darbiniekiem.

Risku noteikšana, analīze un novērtēšana

• apzināti iekšējie un ārējie riski, kas var traucēt iestādes mērķu sasniegšanu, 
• novērtēta riska rašanās varbūtība (risku lielums) un ietekme uz mērķa sasniegšanu, 
• apzināts iestādes pieņemamais risku līmenis, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem. 

Kontroles pasākumu īstenošana

• preventīvi, 
• detektīvi,
• integrēti. 

Kontroles veidi

Kontroles pasākumu īstenošana

• Noteiktas deleģēšanas, lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras. 
• Nodrošināta materiālo un finanšu resursu aizsardzība noteiktas pienākumu nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas procedūras. 
• Izveidota sistēma pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem. 
• Veikta regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana. 
• Noteikti galvenie procesi un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos. 
• Īstenoti risku vadības pasākumi u.c. 

Grāmatvedības kontrole 

• grāmatvedības kārtošanas funkcija ir atdalīta no pārējām saimnieciskās darbības funkcijām, 
• grāmatvedības kārtošanu veic konkrētos grāmatvedības jautājumos kompetenta persona.

Informācijas un saziņas nodrošināšana

• ticama,
• pilnīga,
• pareiza,
• svarīga.

• iestādes darbinieki ir informēti par iestādes mērķi, institūcijas vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem; 
• iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju; 
• izstrādātas procedūras, lai sniegtu informāciju sabiedrībai; 
• izveidota dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai iestādē nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju; 
• izstrādāta informācijas sistēmu drošības politika, un darbinieki ar to ir iepazīstināti. 

Uzraudzība

• nepārtraukta uzraudzība, 
• periodiska uzraudzība, 
• atskaites par nepilnībām.

Stipras iekšējās kontroles sistēmas ieguvumi

• Kļūdu efektīva novērtēšana un samazināšana. 
• Svarīgo jomu identificēšana un novērtēšana. 
• Darbinieku un resursu aizsardzība. 
• Finanšu rezultātu savlaicīga, precīza un pilnīga ziņošana. 
• Organizācijas mērķu sasniegšana un stratēģijas īstenošana.

Vājas iekšējās kontroles sekas

Organizācijas darbības pārtraukšana 

Kļūdaini vadības lēmumi 

Krāpšana, piesavināšanās, zādzība 

Normatīvās sankcijas 

Pārmērīgas izmaksas

Iekšējās kontroles sistēmas ierobežojumi

Iekšējās kontroles sistēma — dokumentācija

• vadības norādījumi,
• pārvaldes darbības plāni,
• procedūru rokasgrāmatas un grāmatvedības uzskaites iekšējie normatīvi.