Kas jāņem vērā, mainot grāmatvedību no vienkāršā ieraksta uz divkāršā ieraksta sistēmu?

Individuālo komersantu (IK), individuālo uzņēmumu (IU), zvejnieku saimniecību (ZvS) un it sevišķi zemnieku saimniecību (ZS) izaugsmes, kā arī pēdējo gadu inflācijas un cenu pieauguma rezultātā būtiski palielinās uzņēmumu apgrozījuma rādītāji, tāpēc arvien aktuālāks kļūst jautājums par grāmatvedības uzskaites sistēmas maiņu. Atbilstoši Grāmatvedības likuma 10. pantam vienkāršā ieraksta grāmatvedību IU, ZS un ZvS, kā arī IK un citas fiziskās personas drīkst kārtot, kamēr apgrozījums jeb ieņēmumi no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nav sasnieguši 300 tūkstošus eiro, bet pēc tam ar nākamo taksācijas gadu obligāti jāuzsāk divkāršā ieraksta grāmatvedības kārtošana.

Grāmatvedība no vienkāršā ieraksta uz divkāršā ieraksta sistēmu jāmaina arī ZS un citiem individuālajiem uzņēmumiem, kas vēlas kļūt par uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) maksātājiem. Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumā noteikts, ka UIN nemaksā tie individuālie uzņēmumi (arī zemnieku un zvejnieku saimniecības), kuri atbilstoši Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumam nav izvēlējušies sagatavot gada pārskatu. Savukārt gada pārskatu var sagatavot tad, ja kārtota divkāršā ieraksta grāmatvedība. 

Mainot grāmatvedības sistēmu, jāmaina arī uzskaites kārtība ieņēmumu un izdevumu atzīšanai, jo kases princips jāaizvieto ar uzkrāšanas principu. Turpmāk skatītas būtiskākās nianses, kas jāņem vērā, pārkārtojot grāmatvedību no vienas sistēmas uz otru. Grāmatvedības pārkārtošanu ieteicams veikt grāmatvedībā kvalificētai personai.

Pirmās bilances sagatavošana

Grāmatvedības pārkārtošanu sāk ar uzņēmuma bilances sagatavošanu. Bilanci sagatavo atbilstoši grāmatvedības datiem attiecīgā gada 1. janvārī. Tam izmanto analītisko reģistru datus par uzņēmuma līdzekļiem un norēķiniem ar debitoriem un kreditoriem, kā arī saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnāla datus par naudas līdzekļu atlikumu. Ja analītiskā uzskaite nav kārtota, tad izmanto inventarizācijas datus. Datus sakārto ekonomiski vienveidīgās uzskaites grupās jeb bilances posteņos atbilstoši Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā, bet IK un citi iedzīvotāju ienākuma nodokļa (IIN) maksātāji — Ministru kabineta (MK) 2022. gada 1. marta noteikumos Nr. 145 «Kārtība, kādā uzņēmumi, kuri kārto grāmatvedību divkāršā ieraksta sistēmā un ir iedzīvotāju ienākuma nodokļa maksātāji par ienākumiem no saimnieciskās darbības, sagatavo un iesniedz finanšu pārskatu» noteiktajai bilances shēmai.

Bilances sagatavošanai nepieciešama informācija par:

1. uzņēmuma līdzekļu vērtību naudas izteiksmē, t.i., par ilgtermiņa un apgrozāmiem līdzekļiem, tostarp debitoru parādiem;
2. visām uzņēmuma saistībām jeb kreditoru parādiem par nesamaksātiem nodokļiem, darbiniekiem neizmaksātajām darba algām, saņemtajiem kredītiem, piegādātājiem un darbuzņēmējiem nesamaksātajām summām utt.

Bilances aktīvā atspoguļo visus uzņēmuma līdzekļus, bet pasīvā — šo līdzekļu finansēšanas avotus naudas izteiksmē. Pamatlīdzekļus un citus ilgtermiņa ieguldījumus bilancē uzrāda atbilstoši to atlikušajai vērtībai bilances datumā. Krājumus bilancē norāda atbilstoši inventarizācijas datiem. Var izmantot iepriekšējā gada izdevumu precizēšanas tabulas datus. Bilancē rāda arī tos krājumus, par kuriem gada beigās nav samaksāts, jo izdevumu precizēšanas tabulā nav datu par šāda veida krājumiem. Piemēram, ja izdevumu precizēšanas tabulā krājumu atlikums gada beigās ir 800 eiro (materiāli 500 eiro + pašražotā produkcija 300 eiro) vērtībā, bet uzņēmumam faktiski vēl ir krājumi 400 eiro vērtībā, par kuriem nav samaksāts piegādātājam, tad bilances aktīvā rāda krājumus 1200 eiro (800 + 400) vērtībā, bet pasīvā — kredītsaistības pret piegādātājiem 400 eiro (sk. tabulu).

TABULA Zemnieku saimniecības Saimnieks bilance 1.01.20xx.

Nākamo periodu izmaksas bilancē atspoguļo atbilstoši izdevumu precizēšanas tabulas datiem. Debitoru parādus rāda atbilstoši datiem, kuri precizēti inventarizācijā, salīdzinot norēķinus ar debitoriem. Naudas līdzekļus gada sākuma bilancē uzrāda atbilstoši saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu žurnāla skaidras naudas un naudas norēķinu kontā atlikumu summai iepriekšējā gada 31. decembrī. Ja uzņēmumā tiek lietota skaidra nauda, uzsākot divkāršā ieraksta grāmatvedību, obligāti jāsāk kārtot kases grāmatu. 

Bilances pasīvā kreditoru parādus rāda atbilstoši datiem, kuri precizēti inventarizācijā. Parādus grupē atbilstoši to dzēšanas termiņam. Ilgtermiņa saistības ir tie parādi, kuri nav jāatmaksā turpmākā gada laikā, pārējie veido īstermiņa saistības. 

Uzņēmuma līdzekļiem var būt divu veidu finansēšanas avoti — pašu kapitāls un kreditoru parādi. Ja ir zināmi visi uzņēmuma līdzekļi un saistības, pašu kapitālu aprēķina, no līdzekļiem jeb aktīviem atņemot saistības. Tabulā dots paraugs zemnieku saimniecības bilances sagatavošanai. Bilancē vispirms ieraksta visus aktīvus un saistības, tikai tad aprēķina pašu kapitālu. Piemēram, ja līdzekļu vērtība ir 19 280 eiro, bet kreditoru parādi ir 10 710 eiro, tad pašu kapitāls ir 8570 eiro (19 280 – 10 710).

Uzņēmumos ar pilnu īpašnieka atbildību pašu kapitālu veido īpašnieka personīgie ieguldījumi (gan mantiskie, gan naudas) un saimnieciskajā darbībā iepriekšējos gados gūtā peļņa. Šiem uzņēmumiem nav reģistrēta pamatkapitāla, un tiem nav nepieciešams veidot rezerves. Tāpēc šādiem uzņēmumiem ieteicams bilancē visu pašu kapitālu norādīt kā saimnieciskās darbības kapitālu. Atsevišķi norāda tikai pārskata gada peļņu. IK un citiem IIN maksātājiem posteņa «Pārskata gada peļņa» vietā ir postenis «Pārskata gada ieņēmumu un izdevumu starpība».

Grāmatvedības kontu izveide

Kad gada sākuma bilance ir sagatavota, izveido uzņēmuma grāmatvedības kontu plānu. Katram bilances postenim iekārto atsevišķu bilances kontu, bet dažiem posteņiem — vairākus kontus, piemēram, naudas līdzekļiem iekārto kontu skaidras naudas uzskaitei kasē un kontu, kurā uzskaita naudas līdzekļus norēķinu kontā bankā. Ilgtermiņa ieguldījumu uzskaitei katram bilances postenim iekārto divus kontus — sākotnējās vērtības un nolietojuma uzskaitei. 

Analītiskie konti ir jāiekārto detalizētas informācijas iegūšanai, lai kontos uzkrāto informāciju varētu izmantot dažādu grāmatvedības pārskatu sagatavošanai. Pamatlīdzekļu uzskaitei ieteicams iekārtot atsevišķu analītisko kontu pamatlīdzekļiem, kuriem nolietojumu nerēķina, piemēram, zemes gabaliem. Norēķinu ar debitoriem un kreditoriem kontrolei atsevišķu analītisko kontu atver katram debitoram un kreditoram. Norēķinu par nodokļiem uzskaitei atsevišķu analītisko kontu iekārto katram nodokļu veidam. Precīzai krājumu uzskaitei atver analītiskos kontus katra krājumu veida uzskaitei, atsevišķi pirktajiem un pašražotajiem krājumu veidiem. 

Bilances kontu sākuma atlikumi jeb gada sākuma saldo ir bilances posteņos norādītās summas. Atverot kontus, bilances aktīva summas pārnes uz kontu debetu, bet pasīva summas — uz kontu kredītu. Izņēmums ir ilgtermiņa ieguldījumu konti. Ilgtermiņa ieguldījumu sākotnējo vērtību uzskaita atbilstoša konta debetā, nolietojumu — atbilstošā konta kredītā. Ilgtermiņa ieguldījumu bilances vērtība ir šo divu savstarpēji saistīto kontu starpība. Piemēram, ja iekārtu un mašīnu bilances vērtība ir 8050 eiro, sākotnējā vērtība 12 000 eiro, nolietojums 3950 eiro, tad konta «Iekārtas un mašīnas» sākuma saldo debetā ir 12 000 eiro, bet konta «Iekārtu un mašīnu nolietojums» sākuma saldo kredītā ir 3950 eiro. 

Visu atvērto kontu debeta sākuma saldo summai jābūt vienādai ar kontu kredīta sākuma saldo summu, bet tā var būt lielāka par bilances kopsummu. Atšķirību veido ilgtermiņa ieguldījumu nolietojuma summa. Piemēram, ja pamatlīdzekļu uzkrātais nolietojums ir 5630 eiro, bet bilances kopsumma 19 280 eiro, tad visu kontu debeta sākuma saldo ir 24 910 eiro (19 280 + 5630). 

Uzņēmumā ar pilnu īpašnieka atbildību pašu kapitāla sastāvā papildus iekārto kontu personīgo līdzekļu uzskaitei, kura gada sākuma saldo vienmēr ir nulle. Gada laikā konta kredītā grāmato īpašnieka ieguldītos personiskos līdzekļus, bet debetā — visus gada laikā savām personiskajām vajadzībām izmantotos saimnieciskajā darbībā nopelnītos līdzekļus. Gada beigās šo kontu slēdz, pārnesot tā atlikumu uz saimnieciskās darbības kapitāla kontu. Šo līdzekļu uzskaitei var iekārtot arī divus atsevišķus grāmatvedības kontus — vienu personīgo ieguldījumu uzskaitei, bet otru personīgo tēriņu uzskaitei.

Papildu bilances kontiem iekārto operāciju kontus. Kontus izveido atbilstoši peļņas vai zaudējumu aprēķinam (IIN maksātāji — ieņēmumu vai izdevumu pārskatam) nepieciešamajai informācijai un tam, kādu informāciju vēlas iegūt saimnieciskās darbības analīzei. Operāciju kontos uzskaita uzņēmuma ieņēmumus un izmaksas pieaugošās summās no gada sākuma atbilstoši uzkrāšanas principam. Uzsākot divkāršā ieraksta grāmatvedības kārtošanu, mainās saimnieciskās darbības ieņēmumu un izmaksu uzskaites princips, pārejot no kases principa uz uzkrāšanas principu. Vienkāršā ieraksta grāmatvedībā ieņēmumus uzskaita tad, kad ir saņemta atlīdzība, izdevumus — tad, kad tie ir apmaksāti. Turpretī divkāršā ieraksta grāmatvedībā ieņēmumus un izmaksas uzskaita tad, kad ir noticis darījums neatkarīgi no apmaksas, piemēram, ieņēmumus no preču pārdošanas iegrāmato uzreiz pēc preču piegādes.

Problēmas var sagādāt iepriekšējo gadu darījumu, par kuriem vēl nav veikts norēķins, pareiza iegrāmatošana. Piemēram, pārdota produkcija decembrī, bet nauda saņemta nākamā gada janvārī. Atbilstoši kases principam tie ir janvāra ieņēmumi, bet atbilstoši uzkrāšanas principam — decembra ieņēmumi. Uzņēmums decembrī grāmatvedībā izmantoja kases principu, tad ieņēmumi vēl nebija jāatzīst, bet janvārī — uzkrāšanas principu, atbilstoši kuram ieņēmumiem jau bija jābūt atzītiem. Kā rīkoties šādos gadījumos?

Vispirms sagatavo uzņēmuma pirmo bilanci, kurā rāda debitoru un kreditoru parādus, kā arī iekārto atbilstošus bilances kontus, kā tas aprakstīs iepriekš. Papildu tam pirmajā gadā pēc grāmatvedības sistēmas maiņas veic specifisku grāmatojumu, lai uzskaitītu iepriekšējo periodu ieņēmumus un izdevumus. Šim nolūkam ieteicams iekārtot pašu kapitāla kontu (321x) «Iepriekšējo gadu ieņēmumi un izdevumi». Piemēram, 1. janvārī debitori ir produkcijas pircēji, kuru kopējais parāds ir 3900 eiro, bet kreditoru parādi piegādātājiem ir 400 eiro vērtībā. Visus pircēju parādus grāmato ieņēmumos: 

Debets (321x) «Iepriekšējo gadu ieņēmumi un izdevumi» 3900 eiro
Kredīts (6. grupas konti) «Iepriekšējo periodu ieņēmumi» 3900 eiro

Parādus piegādātājiem iegrāmato izdevumos:

Debets (7. grupas konti) «Iepriekšējo periodu izdevumi» 400 eiro
Kredīts (321x) «Iepriekšējo gadu ieņēmumi un izdevumi» 400 eiro

Grāmatojumu rezultātā pašu kapitāls samazinās par pārskata gadā iegrāmatoto iepriekšējo gadu peļņu 3500 eiro (3900 – 400). Gada beigās, slēdzot operāciju kontus un rezultātu pārnesot uz peļņas vai zaudējumu (ieņēmumu vai izdevumu) uzskaites kontu, pēc tam uz nesadalītās peļņas (ieņēmumu vai izdevumu starpības) kontu, pašu kapitāls tiks atjaunots par šo iepriekšējo gadu peļņu. Šādi iegrāmatotos iepriekšējo gadu ieņēmumus un izdevumus uzrāda pirmajā finanšu pārskatā pēc uzskaites principa maiņas no kases uz uzkrāšanas principu.

Pirmais finanšu pārskats

IU, ZS un ZvS, kas kārto divkāršā ieraksta grāmatvedību un ir UIN maksātāja statusā, finanšu pārskatu gatavo saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu. Savukārt individuālie komersanti, kā arī IU, ZS un ZvS, kuri kārto divkāršā ieraksta grāmatvedību, bet ir IIN maksātāji, finanšu pārskatu gatavo saskaņā ar MK 2022. gada 1. marta noteikumiem Nr. 145 «Kārtība, kādā uzņēmumi, kuri kārto grāmatvedību divkāršā ieraksta sistēmā un ir iedzīvotāju ienākuma nodokļa maksātāji par ienākumiem no saimnieciskās darbības, sagatavo un iesniedz finanšu pārskatu».

Finanšu pārskatā ir jāparāda attiecīgie iepriekšējā pārskata gada rādītāji. Ņemot vērā, ka grāmatvedības informācija vienkāršā ieraksta sistēmā būtiski atšķiras no finanšu pārskatā nepieciešamās informācijas, pirmo reizi sagatavojot finanšu pārskatu, nerāda iepriekšējā, bet tikai pārskata gada rādītājus. 

Sakarā ar to, ka pēc grāmatvedības sistēmas maiņas būtiski mainās ieņēmumu un izdevumu atzīšanas kritēriji, pirmajā finanšu pārskatā jāievēro:

1. finanšu pārskatā nav iespējams nodrošināt salīdzināmības principu, t.i., bez papildu aprēķiniem nav iespējams salīdzināt pārskata un iepriekšējā gada rezultātus;
2. finanšu pārskatā netiek uzrādīti iepriekšējā gada dati, jo iepriekšējā gadā nav sagatavots finanšu pārskats;
3. peļņas vai zaudējumu aprēķinā (IIN maksātājiem ieņēmumu un izdevumu pārskatā) ir iekļauti arī iepriekšējā gada ieņēmumi un izdevumi;
4. pašu kapitāla izmaiņas ietekmē iepriekšējā gada saimnieciskās darbības rezultāts.

Nodokļu aspekti

IK un citas fiziskās personas arī tad, kad ieņēmumi ir pārsnieguši 300 tūkstošus eiro gadā un saskaņā ar Grāmatvedības likumu ir jāuzsāk divkāršā ieraksta grāmatvedības kārtošana, turpina maksāt IIN. Mainās gada ienākumu deklarācijas pielikums, jo D3 pielikuma vietā kopā ar finanšu pārskatu jāiesniedz D3¹ pielikums «Ienākumi no saimnieciskās darbības, ja nodokļa maksātājs kārto grāmatvedību divkāršā ieraksta sistēmā». Tas attiecas arī uz IU, ZS un ZvS, kuras kārto divkāršā ieraksta grāmatvedību, lai arī to ieņēmumi nav pārsnieguši 300 tūkstošus eiro gadā un tie ir saglabājuši IIN maksātāja statusu.

Savukārt tie IU, ZS un ZvS, kuru ieņēmumi ir pārsnieguši 300 tūkstošus eiro gadā, nevar saglabāt IIN maksātāja statusu, tiem jāuzsāk UIN aprēķins. Kamēr uzņēmums ir IIN maksātāja statusā, īpašniekam jāiesniedz gada ienākumu deklarācija un jāaprēķina IIN par visiem gada laikā gūtajiem ienākumiem, atskaitot ar nodokli neapliekamus ienākumus un dažādus nodokļu atvieglojumus. Kļūstot par UIN maksātāju, nodokļa aprēķini būtiski mainās, jo UIN rēķina tikai par to mēnesi (ceturksni — ja ieņēmumi iepriekšējā gadā bija mazāk nekā 300 000 eiro), kurā tiek sadalīta uzņēmuma peļņa jeb aprēķinātas dividendes īpašniekam (ZS un citu individuālo uzņēmumu gadījumā tiek veiktas dividendēm pielīdzinātas izmaksas). UIN aprēķina tikai par tās peļņas sadali, kas gūta UIN maksātāja statusā. Piemēram, ja UIN statuss ir no 2023. gada 1. janvāra, tad īpašnieka vajadzībām iztērētos līdzekļus, kas norakstīti no iepriekšējo gadu peļņas (līdz 2022. gadam ieskaitot), ar UIN neapliek. UIN aprēķina arī par nosacīti sadalīto peļņu, kas visbiežāk ir ar saimniecisko darbību nesaistīti izdevumi. Ikviens UIN maksātājs var samazināt nodokļa summu par veiktajiem ziedojumiem atbilstoši UIN likuma 12. pantam, bet lauksaimnieki — arī par saņemtajām subsīdijām jeb valsts atbalstu lauksaimniecībai vai ES atbalstu lauksaimniecībai un lauku attīstībai saskaņā ar likuma 14. pantu.

Savukārt valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas (VSAOI) var turpināt maksāt iepriekšējā kārtībā. Ja tika maksātas pašnodarbinātā sociālās apdrošināšanas iemaksas, to var turpināt. Turklāt saskaņā ar UIN likuma 8. panta 5. daļas 6. punktu zemnieka vai zvejnieka saimniecības īpašnieka par sevi kā par pašnodarbinātu personu veiktās VSAOI ir ar saimniecisko darbību saistīti izdevumi. Tātad UIN statuss neuzliek par pienākumu pieņemt saimniecības īpašnieku darbā un uzsākt darba samaksas un attiecīgo nodokļu aprēķinus. Tā ir īpašnieka brīvprātīga izvēle — noslēgt ar savu saimniecību darba līgumu, maksāt sev darba samaksu un atbilstošos nodokļus vai maksāt pašnodarbinātā VSAOI.

Kopsavilkums 

Īsumā par būtiskāko, kas jāņem vērā, veicot grāmatvedības pārkārtošana no vienkāršā ieraksta uz divkāršā ieraksta sistēmu un uzsākot UIN maksāšanu: 

1. grāmatvedības pārkārtošanu divkāršā ieraksta sistēmā sāk ar uzņēmuma bilances sagatavošanu. Informāciju iegūst no iepriekšējā gada saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnāla, izdevumu precizēšanas tabulas un analītiskās uzskaites reģistriem, ja tādi ir kārtoti. Grāmatvedības informāciju vispirms pārbauda inventarizācijā un tikai tad raksta bilancē, lai bilance būtu patiesa;
2. divkāršā ieraksta grāmatvedības kārtošanai izveido kontu plānu, iekārtojot bilances kontus atbilstoši bilances posteņiem, un operāciju kontus atbilstoši tam, kādu informāciju vēlas iegūt no uzskaites;
3. bilances kontu sākuma atlikumus ieraksta atbilstoši gada sākuma bilances datiem. Operāciju kontiem sākuma atlikuma nav;
4. sākot grāmatvedības kārtošanu divkāršā ieraksta sistēmā un nomainot kases principu pret uzkrāšanas principu, mainās ieņēmumu un izdevumu atzīšanas kritēriji;
5. mainot grāmatvedības uzskaites principu, gada sākumā veic papildu grāmatojumus iepriekšējo periodu ieņēmumu un izdevumu uzskaitei;
6. pirmajā finanšu pārskatā iekļauj arī tos iepriekšējā gada ieņēmumus un izdevumus, kas netika atzīti, kārtojot grāmatvedību saskaņā ar kases principu;
7. UIN deklarāciju gatavo un UIN maksā par katru mēnesi (ceturksni), kurā dala UIN maksātāja statusā gūto peļņu vai veic izmaksas, kas nav saistītas ar saimniecisko darbību;
8. UIN maksātāja statuss neietekmē īpašnieka sociālās apdrošināšanas iemaksas, drīkst turpināt maksāt pašnodarbinātā VSAOI.

Detalizētāk par to, kā uzsākt grāmatvedības kārtošanu divkāršā ieraksta sistēmā, var izlasīt izdevniecības Lietišķās informācijas dienests grāmatu sērijā Bilances Bibliotēka izdotajā grāmatā Leibus I. «Uzņēmuma darbības uzsākšana, grāmatvedība un nodokļi» (2022).

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada oktobra (502.) numurā.

• Jūs arī varētu interesēt:
• Nodokļu aprēķinu labirinti pašnodarbinātajiem
• Iespējas vienkāršot pašnodarbinātā saimnieciskās darbības uzskaiti
• Pašnodarbinātā sociālās iemaksas – saimnieciskās darbības izdevumi vai nē?