Vai lidsabiedrības rezervācijas apliecinājums var būt attaisnojuma dokuments komandējuma izdevumiem?

JAUTĀJUMS

Vēlētos uzdot jautājumu par attaisnojuma dokumentu, iegādājoties aviobiļeti. Dodoties komandējumā, mūsu uzņēmuma darbiniekiem pašiem jārezervē un jānopērk lidmašīnas biļetes, izmantojot mūsu tūrisma aģenta sistēmu (ja nemaldos, tā ir Amadeus). Biļetes tiek nopirktas ar kompānijas kredītkarti, un kā attaisnojuma dokuments tiek pievienots dokuments, ko ģenerē sistēma un kas apliecina rezervāciju. Darbinieka vārds un uzvārds ir vienīgie "rekvizīti" šajā dokumentā. Uzņēmuma rekvizītu nav, un sistēmā nekādu informāciju nevar pievienot. Vai šāds dokuments var tikt uzskatīts par attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā? Paldies par atbildi jau iepriekš!

ATBILDE

Atbildi Sagatavoja Laila Kelmere, grāmatvede, Latvijas Biozinātņu un tehnoloģiju universitātes viesdocente, Ekonomikas un kultūras augstskolas viesdocente, Grāmatvedības un finanšu koledžas docente.

Šajā gadījumā būs jānodrošina dokumentu kopums, kas apstiprinās, ka iegādātā aviobiļete ir saistīta ar uzņēmuma saimniecisko darbību.

Ieteiktu šo kārtību - par šādā veidā radušos izdevumu attiecināšanu uz uzņēmuma saimnieciskās darbības izmaksām - aprakstīt uzņēmuma vadītāja apstiprinātajos grāmatvedības organizācijas dokumentos, piemēram, grāmatvedības politikā vai, labāk ieteiktu, atsevišķā instrukcijā par komandējumiem.

Dokumentu kopums, kas, manā ieskatā, ļautu arī šajā gadījumā uzskatāmi pierādīt un dokumentu par iegādāto aviobiļeti izmantot kā attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā:

1. uzņēmuma vadītāja rakstisks rīkojums, ar kuru apstiprināts konkrētā darbinieka komandējums (redzams vārds, uzvārds, amats, komandējuma valsts, komandējuma mērķis utt.);

2. iekšējā instrukcijā noteikts, ka darbinieki paši rezervē un iegādājas aviobiļetes, izmantojot noteikto tūrisma aģentūras sistēmu un pirkums noteikti veicams, izmantojot uzņēmuma kredītkarti (vai debetkarti);

3. pie komandējuma atskaites (avansa norēķinu atskaites) pievieno kredītkartes (vai debetkartes) izrakstu, kurā skaidri redzams pirkums par aviobiļeti un tūrisma aģentūras sistēmas ģenerētais dokuments par rezevāciju;

4. uz dokumenta, kurā redzams aviobiļetes iegādes fakts un darbinieka vārds, uzvārds ar roku uzrakstīt trūkstošos rekvizītus, kas noteikti kā obligātie attaisnojuma rekvizīti Grāmatvedības likuma 11.p.5.d. Un ieteiktu uzrakstīt vēl atsauci uz rīkojumu, kā arī apliecināt ar dokumenta saņēmēja parakstu. Iekšējā instrukcijā noteikt, ka, ja tūrisma aģentūras sistēmas izsniegtais attaisnojuma dokuments nenodrošina šādus rekvizītus (uzskaitīt), tad tos manuāli uzraksta un ar savu parakstu apliecina komandējumā norīkotā persona.

Vēl ieteiktu aprunāties ar tūrisma aģentūru par iespēju, ka viņi reizi mēnesi izsniedz atskaites dokumentu ar abu uzņēmumu rekvizītiem, kurā norādītu attiecīgajā mēnesī veiktos darījumus, darījumos iesaistīto personu vārdus, uzvārdus, summas, lai būtu vēl viens apstiprinājums, ka tas ir saistīts ar konkrēto uzņēmumu nevis ar darbinieka privātajām vajadzībām.

Lasiet arī

• Kā autoram jāmaksā nodokļi, ja ir MUN maksātāja statuss?
• Kādi nodokļi uzņēmumam ir jāmaksā par bezprocentu aizdevumu darbiniekam?
• Vai izmaksas par tūrisma grupas vadītāju uzskatāmas par komandējuma izmaksām?