Dokumentu glabāšanas laiks un saturs

Vai attiecībā uz algas aprēķinu ir obligāta prasība grāmatvedības programmai uzturēt atskaišu formas «Personīgais konts» un «Darba ņēmēja VSAOI uzskaites kartīte»? Vai «Personīgo kontu» var aizvietot ar ikmēneša «Algu aprēķinu» un «Izmaksu sarakstu»?

Vai darbiniekam joprojām pastāv tiesības pieprasīt darba devējam izsniegt pārskatu «Paziņojums par fiziskai personai izmaksātajām summām» par attiecīgo periodu papīra formātā?

Atbilde

Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks saskaņā ar Grāmatvedības likuma 28. pantu attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u.tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, kuru datums ir 1999. gada 1. janvāris vai vēlāks, ja tie ietver informāciju par darbiniekiem aprēķināto(..):

• darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u.tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi,
• samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar konkrēto uzņēmumu kā darba devēju (..).

Algas aprēķins un izmaksu saraksts parasti satur ierobežotu informāciju, kas nedod iespēju pārbaudīt informāciju par veikto aprēķinu. Nezinu, kā izskatās jūsu organizācijas algas aprēķins vai izmaksu saraksts, bet šaubos, ka tajos ir norādīts darbinieka sociālās apdrošināšanas statuss, neapliekamais minimums, atvieglojumi vai ieturējumu pamatojums, atvaļinājumu periodi un citi svarīgi datumi. Visa informācija tomēr norādāma darba ņēmēja personīgajā kontā. Ņemot vērā, ka šāda informācija parasti ir svarīga zudušo datu atjaunošanai (apliecināšanai) vai konflikta situācijās, uzskatu, ka personīgais konts sniedz vairāk būtiskas informācijas. 

Kas attiecas uz "Darba ņēmēja VSAOI uzskaites kartīti", kura bija iekļauta Ministru kabineta 1997. gada 16. decembra noteikumos Nr. 427 "Valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veikšanas kārtība", tad šie noteikumi zaudēja spēku 1999. gada 1. februārī.

Darbinieks ir tiesīgs pieprasīt no darba devēja "Paziņojumu par fiziskai personai izmaksātajām summām", kaut gan patlaban to dara tikai retais, jo minētā informācija atrodama Elektroniskās deklarēšanas sistēmā un darbiniekam ir iespēja pārliecināties, vai darba devējs veic nodokļu maksājumus.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada aprīļa (484.) numurā.